Adviseur Kwaliteitsmedewerker / Record Manager Informatiebeheer

Adviseur Kwaliteitsmedewerker / Record Manager Informatiebeheer
26-36 uur per week

Nijkerk groeit, groei je met ons mee!
Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan de kwaliteit van onze digitaal gecreëerde informatie? Krijg je energie van vernieuwing? Geloof je in digitalisering maar verlies je de klant nooit uit het oog? Ben je op zoek naar een afwisselende baan in een betrokken en dynamische organisatie die elke dag haar inwoner zo goed mogelijk van dienst wil zijn? Dan komen we graag met jou in contact.

Wat ga je doen ?In de rol van Kwaliteitsmedewerker informatiebeheer ben je de schakel tussen het beleid en de praktische uitvoering van informatiebeheer binnen onze verschillende beleidsterreinen. Je draagt actief bij aan de kwaliteitszorg binnen het zaakgericht werken, informatie- en archiefbeheer.
Samen met de informatiespecialisten zorg je ervoor dat processen op orde zijn en dat deze voldoen aan de wettelijke eisen en kwaliteitsnormen.
Je verzamelt en analyseert verschillende informatie en levert deze aan voor diverse rapportages. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan de verslaglegging voor het college, de gemeenteraad en externe toezichthouders.

Concreet houd je je als Kwaliteitsmedewerker informatiebeheer bezig met;

• inrichten en optimaliseren van informatiestromen in het zaaksysteem;
• verzorgen en bewaken van de ontsluiting van documenten en zaakdossiers;
• uitvoeren van kwaliteitscontroles op het gebied van informatiemanagement;
• opstellen van rapportages van de constateringen en eventuele verbetervoorstellen daarvoor;
• doen van voorstellen over het verbeteren en borgen van kwaliteitszorg op het gebied van informatiemanagement;
• doen van voorstellen om werkwijzen en procedures op het gebied van informatiebeheer op te stellen of aan te passen;
• uitvoeren van audits en kwaliteitsonderzoeken op het gebied van informatiemanagement en terugkoppelen;
• beheren van het documentair structuurplan, de handleiding informatiebeheer, het handboek vervanging, selectielijsten. Deze instrumenten zijn nodig voor een goede uitvoering en beheer;
• opstellen en beheren van het kwaliteitshandboek;
• opstellen en onderhouden van een kwaliteitszorgsysteem;
• trainen en begeleiden van medewerkers bij het juist opslaan en registeren van informatie;
• beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken passend binnen de kaders van het informatiebeheerplan van de organisatie.

Als sparringpartner van de adviseur Informatiebeheer werk je nauw samen met functioneel beheerders en diverse teams om onze doelstellingen te realiseren.

Waar kom je te werken?
Je wordt onderdeel van het team Informatiebeheer, dat valt binnen het taakveld Externe Dienstverlening & Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit 10 collega’s waaronder archivarissen, informatiebeheerders en functioneel beheerders. Ons team streeft voortdurend naar verbetering en innovatie in onze digitale dienstverlening. We adviseren proactief over inhoud en goed informatiebeheer binnen de gemeente Nijkerk. Het team zet zich voor de volle 100% in voor de collega’s, helpt elkaar waar nodig en maakt ook tijd voor gezelligheid. Er is een jaarlijks teamuitje, er is ruimte voor even bijpraten bij een kopje koffie en men denkt om elkaar.

Op korte termijn wordt het team Informatiebeheer samengevoegd met het team Informatisering en zal er vanuit ieders expertise beter samengewerkt kunnen worden.

Wat bieden wij jou?

• Allereerst een warm welkom van enthousiaste collega’s en een ontspannen en informele werksfeer;
• Met een baan waarmee je impact hebt op de gemeente Nijkerk;
• Een gemeente waar oog is voor een goede werk- en privébalans en de mogelijkheid van hybride werken;
• Een prima arbeidsvoorwaardenpakket volgens de Cao Gemeenten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal € 3.359,- met een maximum van € 4.811,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 9);
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris, naar eigen wens in te zetten voor bijvoorbeeld extra verlof;
• Een baan met doorgroeimogelijkheden in de eigen rol en daarbuiten.

Wie ben jij?

• Je bent oplossingsgericht, energiek bij het implementeren van veranderingen en zorgvuldig in het bewaken van afgesproken kaders.
• Jij bent kwaliteitsgericht en analytisch sterk. Complexe vragen ga je niet uit de weg, je kunt omgaan met tegengestelde belangen, bent in staat draagvlak te creëren en consensus te bereiken en een fijne gesprekspartner voor verschillende niveaus in de organisatie.
• Je bent daarbij in staat informatie begrijpelijk te maken voor alle doelgroepen.

Wat vragen we?

• Opleiding en Ontwikkeling: HBO werk- en denkniveau, vereist, mogelijk aangevuld met een diploma in Archivistiek B, VVA, of een vergelijkbare opleiding voor recordmanagers. Bereidheid tot verdere scholing is een pre;
• Werkervaring: Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, met een sterke achtergrond in zowel analoge als digitale archivering, datamanagement, en kwaliteitsmanagement;
• Communicatieve Vaardigheden: Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
• Technische Kennis: Diepgaande kennis en ervaring met digitaal zaakgericht werken en archiveren;
• Persoonlijke Eigenschappen: Flexibiliteit, enthousiasme, en sterk probleemoplossend vermogen, met een bewezen vermogen om effectief samen te werken binnen een team.,

Wie zijn wij?
Nijkerk is een historische middelgrote gemeente, centraal gelegen tussen de roerige Randstad, de prachtige Veluwe en Gelderse Vallei! Dynamisch en volop in ontwikkeling. En dat betekent uitdagingen, want niet alles kan overal en altijd. In onze organisatie willen we dat jouw talenten tot uiting komen en dat jouw talent zich verder door kan ontwikkelen - De juiste mens op de juiste plek.

Ben je enthousiast?
Herken jij jezelf in bovenstaand profiel en ben je enthousiast geworden? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren. Indien een geschikte kandidaat zich aanmeldt, wordt er direct een gesprek ingepland. Bij een aangenomen kandidaat gaat de vacature dan direct offline. Solliciteren doe je via de sollicitatieknop www.werkenbijblnp.nl.

Neem contact op.
Heb je vragen over de vacature of de organisatie? Neem dan contact op met Jan-Willem van Daalen, teamleider Informatiebeheer, via telefoonnummer 06 – 57 13 80 27 of per e-mail: jw.vandaalen@nijkerk.eu.

Heb je vragen over de procedure? Geen probleem! Neem contact op met onze recruiter Fadoua Beghiyl via telefoonnummer 06 – 20560326 of stuur een e-mail: f.beghiyl@nijkerk.eu Onze recruiter helpt je graag verder!
Meer informatie vind je op www.nijkerk.eu

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.